Make your own free website on Tripod.com

FUNGSI-FUNGSI KEPIMPINAN


Kepimpinan mempunyai fungsi-fungsi berikut:

FUNGSI MENETAPKAN MATLAMAT

Matlamat ialah sebab kewujudan sesebuah organisasi. Matlamat hendaklah


FUNGSI MEMBUAT KEPUTUSAN

Masalah-masalah dalam membuat keputusan
Keadaan yang membolehkan seseorang pemimpin akan bertindak secara rasional
langkah-langkah untuk buat keputusan yang baik


FUNGSI KOMUNIKASI

Kebolehan berkomunikasi adalah satu kriteria penting untuk mendapat kenaikan pangkat. Semakin tinggi seseorang itu berada di tingkat pengurusan maka semakin banyaklah dia berkomunikasi. Seseorang pengurus menggunakan 80% dari masa kerjanya untuk berkomunikasi secara lisan.

Terdapat beberapa bentuk komunikasi dalam organisasi:

1. Komunikasi Ke bawah
2. Komunikasi Menegak
3. Komunikasi Mendatar
4. Komunikasi Tak Formal

Komunikasi kebawah, menegak dan mendatar adalah termasuk di dalam kategori komunikasi formal.

Komunikasi Ke Bawah

Merujuk kepada komunikasi dari pegawai atasan kepada pegawai atau orang bawahan. Katz dan Kahn mengenalpasti lima jenis komunikasi menghala ke bawah:-

1. Arahan tugas - bagaimana melakukan tugas-tugas yang tertentu. Misalnya, "Sebelum anda masuk ke bilik bedah, sila cuci tangan dan pakai pakaian khas untuk pembedahan."
2. Rasional tugas - mesej tentang bagaimana sesuatu tugas itu mempunyai kaitan dengan tugas yang lain. Contohnya, "Elektrod untuk ECG perlu dipasang dengan betul untuk mendapatkan bacaan yang tepat."
3. Prosedur dan amalan - sebagai contoh, "Setelah menjalani internship selama setahun, anda layak untuk mendapat title ‘doktor’."
4. Maklum balas - mesej tentang sejauh manakah kebaikan atau keburukan seseorang itu melaksanakan tugasnya.
5. Penerapan matlamat - mesej untuk memotivasikan pekerja dengan menarik perhatian mereka terhadap misi organisasi. Sebagai contoh, "Tahniah!"

Komunikasi Menegak

Merupakan mesej yang mengalir dari pegawai atau orang bawahan kepada pegawai atasan. Digunakan utuk tujuan mengemukakan soalan, menyediakan maklumbalas serta membuat cadangan. Terdapat 4 sebab mengapa komunikasi ini perlu diambil perhatian:

1. Ia menandakan bahawa suasana persekitaran menerima komunikasi menghala ke bawah.
2. Ia memudahkan penerimaan keputusan dengan menggalakkan pegawai/orang bawahan mengambil bahagian dalam proses membuat keputusan.
3. Ia memberi maklumbalas mengenai kefahaman pegawai/orang bawahan terhadap komunikasi menghala ke bawah.
4. Ia menggalakkan idea yang bernilai dibentangkan.

Komunikasi Mendatar

Merupakan pertukaran mesej yang samarata di kalangan orang yang sama peringkat autoritinya di dalam organisasi. Tujuan-tujuan bentuk komunikasi ini adalah seperti berikut:

1. Penyelarasan tugas.
2. Penyelesaian masalah
3. Perkongsian maklumat
4. Penyelesaian konflik.

Komunikasi Tak Formal

Komunikasi jenis ini dikenali sebagai "grapevine". Ianya berlaku di luar dari rangkaian komunikasi yang formal, tidak ditentu secara khusus, amat pantas, berkembang secara tidak sengaja melalui proses pengaturan, juga melalui sifat peribadi dan kebolehan manusia.

Grapevine dapat memberi maklumbalas mengenai sentimen pekerja kepada pihak pengurusan. Ia merupakan tempat untuk mencurahkan mesej yang boleh membangkitkan perasaan marah dan mewujudkan sikap permusuhan di kalangan pekerja jika mereka ditekan. Grapevine juga mungkin dapat membantu mentakrifkan sebahagian dari arahan pihak pengurusan agar menjadi bahasa yang mudah dan boleh difahami oleh pekerja.

Aspek paling negatif tentang grapevine ialah ia juga bertindak sebagai rangkaian yang menyebarkan "khabar angin".Khabar angin ialah maklumat grapevine yang tersebar tanpa bukti yang sahih.


FUNGSI MOTIVASI

Motivasi ialah pembolehubah yang digunakan untuk menerangkan tentang faktor dalam organisasi yang membangkitkan, mengekalkan dan mengarahkan tingkahlaku ke arah sesuatu matlamat (Chaplin 85).

Dalam konteks pengurusan, motivasi mempunyai tiga tujuan:

1. Untuk memberikan tarikan kepada bakal pekerja untuk menyertai organisasi;

2. Untuk merangsang pekerja-pekerja untuk bekerja dengan lebih brkesan;

3. Untuk mengalakkan pekerja-pekerja untuk terus berkhidmat di dalam organisasi.

Motivasi juga diperlukan untuk mengelakkan dari berlakunya ‘burn out’ dan ‘rust out’. Burn out ialah keadaan di mana seseorang itu tidak perform sebagaimana sepatutnya. Antara tanda-tandanya ialah pekerja itu malas, selalu datang lambat, selalu tidak datang bekerja dan tidak menunjukkan rasa suka bekerja. Rust out ialah keadaan di mana seseorang itu tidak berusaha meningkatkan mutu kerjanya. Dia hanya bekerja sekadar memenuhi syarat sahaja tanpa memulakan inisiatif bagi menjadikan kerjanya lebih berkesan.

Teknik-teknik Motivasi

CARA-CARA UNTUK MENCETUSKAN MOTIVASI POSITIF
  • Sedar dan faham akan standard anda, sampaikan kepada orang bawahan dan sentiasa tetap pendirian.
  • Sentiasa sedar tentang perasaan prejudis anda terhadap orang lain
  • Biar orang bawahan tahu di mana kedudukan mereka.
  • Berikan pujian secara berpatutan.
  • Pekerja mestilah diberitahu tentang tentang perubahan-perubahan yang memberi kesan kepada mereka.
  • Bersedia untuk belajar daripada orang lain.
  • Sentiasa tunjukkan keyakinan.
  • Berikan pekerja peluang untuk melakukan sesuatu mengikut caranya sendiri.
  • Amalkan konsep delegasi.
  • Galakkan pekerja bawahan berfikiran kreatif dan kritis.
  • APA YANG PERLU DIELAKKAN

  • Jangan merendahkan imej orang bawahan
  • Jangan mengkritik orang bawahan di depan khalayak ramai
  • Jangan lupa untuk menunjukkan perhatian anda sebagai seorang eksekutif kepada orang bawahan walaupun sekali sekala.
  • Jangan biarkan orang bawahan mempunyai tanggapan bahawa anda hanya pentingkan kemahuan sendiri.
  • Jangan amalkan pilih kasih.
  • Jangan lupa untuk membantu orang bawahan memajukan dan meningkatkan diri mereka.
  • Jangan bersifat tidak peka kepada soal-soal kecil.

  • FUNGSI MENGARAH

    Menganalisa keputusan
    Membina struktur
    Mengadakan polisi 

    FUNGSI MENGAWAL

    Penetapan standard
    Penilaian terhadap prestasi
    Mengambil tindakan pembetulan


    FUNGSI HUBUNGAN MANUSIA

    Kajian di Western Electric Company

    Gerakan ini bermula secara kebetulan. Pada awal 1930an, satu kajian telah dijalankan di Western Electric Company. Tujuan kajian itu ialah untuk melihat adakah pertambahan cahaya lampu boleh meningkatkan produktiviti pekerja. Setelah ujikaji dijalankan didapati bahawa produktiviti pekerja bertambah dengan percahayaan lampu. Kemudian ujikaji kedua dijalankan untuk melihat adakah pengurangan cahaya lampu akan mengurangkan produktiviti pekerja. Setelah ujikaji dijalankan, hasil yang didapati ialah sama dengan ujikaji yang pertama iaitu produktiviti pekerja tetap bertambah. Hasil ini membingungkan para pengkaji kerana mereka tidak menyangka hasil ini. Beberapa minggu setelah ujikaji selesai, produktiviti pekerja mula kembali ke tahap asalnya.

    Kepentingan Kajian Ini

    Kesimpulan yang didapati dari kajian ini ialah produktiviti pekerja meningkat kerana mereka merasa pihak pengurusan memberi perhatian kepada mereka. Produktiviti menurun ke tahap asal selepas ujikaji tamat kerana pekerja merasakan bahawa pihak pengurusan tidak lagi memberi perhatian kepada mereka.

    Berita tentang hasil ujikaji ini berkembang dengan cepat. Majikan-majikan yang yang prihatin mula mengaplikasikan hasil kajian ini dalam syarikat mereka dengan cara memberi perhatian dan penghargaan kepada pekerja mereka. Ini sebenarnya merupakan sesuatu perkara baru kerana sebelumnya majikan percaya bahawa para pekerja mempunyai tiga sikap:

    1. Tidak mempunyai cita-cita dan ingin lari dari bekerja;
    2. Tidak suka bekerja dan jika boleh ingin mengelakkan dari membuat kerja;
    3. Bermotivasikan upah semata-mata.

    Teori Y

    Dengan bermulanya trend ini maka lahirlah gerakan hubungan kemanusiaan. Majikan mula memandang pekerja bukan lagi sebagai hamba tetapi sebagai sumber yang bernilai untuk pengeluaran. Hasil dari gerakan ini, pada akhir akhir 1950an, para majikan mula berpegang kepada prinsip-prinsip berikut:

    1. Jika keadaan kerja adalah baik, kebanyakan pekerja bukan saja inginkan tanggungjawab tetapi juga tanggungjawab.
    2. Potensi intelek bagi pekerja belum dipergunakan sepenuhnya oleh pengurusan.
    3. Bila seseorang pekerja komited dengan sesuatu organisasi, pekerja itu akan ada self-direction dan self-control.

    SYARAT UNTUK MEMUPUK PERHUBUNGAN YANG BERKESAN

    Menurut Pace dan Boren (1973) cara-cara berikut dapat memperbaiki perhubungan
    1. Memupuk perhubungan langsung dengan menyampaikan sesuatu dengan berterus-terang
    2. Melahirkan rasa empati dengan cara membuka maklumat diri.
    3. Saling faham memahami dengan cara yang mesra dan positif melalui gaya mendengar dan memberi maklumbalas yang membina.
    4. Menunjukkan bahawa masing-masing sama-sama ikhlas dan saling diterima
    5. Memberikan maklumbalas tanpa prasangka untuk menyampaikan sikap yang mesra, sepenuh hati dan positif terhap satu sama lain.
    6. Memupuk suasana komunikasi yang terbuka melalui pertemuan bersemuka yang membina.
    7. Menunjukkan sikap saling percaya mempercayai sambil mengukuhkan perasaan kesejahteraan antara satu sama lain.
    Menurut Likert (1961), pegawai atasan yang berjaya adalah mereka yang dianggap oleh pegawai-pegawai bawahan sebagai mempunyai sifat-sifat berikut.

    "… sedia memberi sokongan, mesra, dan sedia membantu dan tidak bersikap bermusuhan. Dia baik hati tetapi tegas. Dia tidak pernah mengugut. Dia benar-benar mengambil berat tentang kesejahteraan pegawai-pegawai bawahan dan melayan mereka dengan peka dan bertimbang rasa. Dia adil. Dia berusaha untuk menjaga kepentinag pekerja dan juga syarikat. … Dia menunjukkan bahawa dia mempunyai keyakinan terhadap keutuhan, kebolehan, dan dorongan pegawai bawahannya dan bukan mencurigai dan tidak mempercayai mereka. … Oleh kerana dia tidak begitu yakin kepada pegawai-pegawai bawahannya, dia berharap mereka akan mempunyai paras prestasi yang tinggi. Oleh kerana dia begitu yakin dia tidak akan dikecewakan, dia mempunyai harapan yang tinggi."