Make your own free website on Tripod.com

KOMUNIKASI
A.Zamri Mansor
Pusat Pengajian Umum
Universiti Kebangsaan Malaysia

DEFINISI

"Proses memindahkan makna dalam bentuk idea-idea atau maklumat dari seorang kepada seorang yang lain".
("Process of transferring meaning in the form ideas or information from one person to another").

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Kebolehan berkomunikasi adalah satu kriteria penting untuk mendapat kenaikan pangkat. Semakin tinggi seseorang itu berada di tingkat pengurusan maka semakin banyaklah dia berkomunikasi. Seseorang pengurus menggunakan 80% dari masa kerjanya untuk berkomunikasi secara lisan.

Terdapat beberapa bentuk komunikasi dalam organisasi:

1. Komunikasi Ke bawah
2. Komunikasi Menegak
3. Komunikasi Mendatar
4. Komunikasi Tak Formal

Komunikasi kebawah, menegak dan mendatar adalah termasuk di dalam kategori komunikasi formal.

Komunikasi Ke Bawah

Merujuk kepada komunikasi dari pegawai atasan kepada pegawai atau orang bawahan. Katz dan Kahn mengenalpasti lima jenis komunikasi menghala ke bawah:-

1. Arahan tugas - bagaimana melakukan tugas-tugas yang tertentu. Misalnya, "Sebelum anda masuk ke bilik bedah, sila cuci tangan dan pakai pakaian khas untuk pembedahan."
2. Rasional tugas - mesej tentang bagaimana sesuatu tugas itu mempunyai kaitan dengan tugas yang lain. Contohnya, "Elektrod untuk ECG perlu dipasang dengan betul untuk mendapatkan bacaan yang tepat."
3. Prosedur dan amalan - sebagai contoh, "Setelah menjalani internship selama setahun, anda layak untuk mendapat title ‘doktor’."
4. Maklum balas - mesej tentang sejauh manakah kebaikan atau keburukan seseorang itu melaksanakan tugasnya.
5. Penerapan matlamat - mesej untuk memotivasikan pekerja dengan menarik perhatian mereka terhadap misi organisasi. Sebagai contoh, "Tahniah!"

Komunikasi Menegak

Merupakan mesej yang mengalir dari pegawai atau orang bawahan kepada pegawai atasan. Digunakan utuk tujuan mengemukakan soalan, menyediakan maklumbalas serta membuat cadangan. Terdapat 4 sebab mengapa komunikasi ini perlu diambil perhatian:

1. Ia menandakan bahawa suasana persekitaran menerima komunikasi menghala ke bawah.
2. Ia memudahkan penerimaan keputusan dengan menggalakkan pegawai/orang bawahan mengambil bahagian dalam proses membuat keputusan.
3. Ia memberi maklumbalas mengenai kefahaman pegawai/orang bawahan terhadap komunikasi menghala ke bawah.
4. Ia menggalakkan idea yang bernilai dibentangkan.

Komunikasi Mendatar

Merupakan pertukaran mesej yang samarata di kalangan orang yang sama peringkat autoritinya di dalam organisasi. Tujuan-tujuan bentuk komunikasi ini adalah seperti berikut:

1. Penyelarasan tugas.
2. Penyelesaian masalah
3. Perkongsian maklumat
4. Penyelesaian konflik.

Komunikasi Tak Formal

Komunikasi jenis ini dikenali sebagai "grapevine". Ianya berlaku di luar dari rangkaian komunikasi yang formal, tidak ditentu secara khusus, amat pantas, berkembang secara tidak sengaja melalui proses pengaturan, juga melalui sifat peribadi dan kebolehan manusia.

Grapevin dapat memberi maklumbalas mengenai sentimen pekerja kepada pihak pengurusan. Ia merupakan tempat untuk mencurahkan mesej yang boleh membangkitkan perasaan marah dan mewujudkan sikap permusuhan di kalangan pekerja jika mereka ditekan. Grapevine juga mungkin dapat membantu mentakrifkan sebahagian dari arahan pihak pengurusan agar menjadi bahasa yang mudah dan boleh difahami oleh pekerja.

Aspek paling negatif tentang grapevine ialah ia juga bertindak sebagai rangkaian yang menyebarkan "khabar angin".Khabar angin ialah maklumat grapevine yang tersebar tanpa bukti yang sahih.

FUNGSI-FUNGSI KOMUNIKASI

Terdapat 4 fungsi komunikasi. Kita berkomunikasi untuk memenuhi keperluan-kperluan berikut:

1. Keperluan Fizikal
2. Keperluan Ego
3. Keperluan Sosial
4. Keperluan Praktikal

1. Keperluan Fizikal

Awas! Tiada komunikasi bukan saja membahayakan kesihatan malah boleh membawa maut! Maharaja Frederick dari Empayar Rumawi pernah memerintah supaya beberapa orang bayi diasingkan dari segala bentuk komunikasi dengan manusia. Penjaga-penjaga bayi diberi perintah supaya tidak mengeluarkan sebarang bentuk pertuturan dengan bayi tersebut. Hasil dari eksperimen ini ialah satu demi satu bayi tersebut meninggal dunia. Kajian-kajian perubatan berikut menunjukkan betap perlunya komunikasi:

1. Orang-orang yang suka mengasingkan diri (pemencil) lebih cenderung untuk mati awal 2 atau 3 kali ganda berbanding dengan mereka yang bergaul dengan masyartakat.
2. Duda di bawah umur 70 lebih cenderung untuk mati disebabkan oleh penyakit jantung, kanser dan angin ahmar 2 kali ganda berbanding dengan lelaki yang berkahwin.
3. Kadar bagi semua jenis kanser adalah 5 kali lebih tinggi bagi janda dan duda berbanding dengan mereka yang belum ada pasangan.
4. Komunikasi yang tidak baik boleh menyebabkan sakit jantung.
5.Kadar kematian seseorang meningkat apabila salah seorang dari saudara terdekat mati.

2. Keperluan Identiti

Identiti diri ditentukan oleh penafsiran orang lain. Oleh itu komunikasi adalah penting dalam menentukan identiti seseorang. Siapakah saya? Saya bukanlah seperti yang saya fikirkan. Saya bukanlah seperti yang anda fikirkan. Saya adalah apa yang saya fikir anda fikir tentang saya.
"Ï am not what I think I am"
"I am not what you think I am"
"I am what I think you think I am"

Identiti kita ditentukan bukan hanya dari pandangan luaran tetapi adalah hasil interaksi kita dengan orang lain. Sekiranya kita tidak berkomunikasi dengan cukup, kita mungkin tidak mempunyai unsur-unsur identiti. Kita mendapat idea siapa diri kita dari cara orang mentafsir kita. Mesej yang kita terima di awal zaman kanak-kanak adalah paling memberi kesan terrhadap hidup kita tetapi penguruh lain juga mempunyai kesan secara berterusan.

3. Keperluan Sosial

Terdapat 3 bentuk keperluan sosial iaitu:

  • Inclusion
  • Control
  • Affection
  • Inclusion

  • Keperluan untuk membina perhubungan dengan orang lain dalam bentuk persahabatan, perkahwinan, pekerjaan dsbnya.
  • Control

  • Keperluan untuk mengambil berat tentang orang lain. keinginan untuk mempengaruhi orang lain. Terdapat jenis pengawalan yang dapat dilihat seperti, ketu atau kapten sesebuah pasukan. Terdapat juga bentuk pengawalan yang tidak begitu jelas, contohnya kanak-kanak yang "tantrum’contohnya menangis di khalayak ramai kerana inginkan mainan yang diminatinya.
  • Affection

  • Keinginan untuk mengambil berat tentang orang lain dan tahu mereka mengambil berat tentang diri kita. Mesti ada rasa prihatin pada orang lain.

    Mengikut Teori Keperluan Marslow, Keperluan sosial ialah keperluan peringkat ketiga dalam hierarki keperluan, iaitu selepas keperluan fizikal dan keselamatan.

    4. Keperluan Praktikal

    Komunikasi diperlukan dalam keperluan sehari-hari. Contohnya ialah bila kita berjumpa doktor, doktor akan bertanyakan masalah kita. Komunikasi adalah cara untuk mempelajari maklumat penting di sekolah. Seorang pelajar perlu berkomunikasi untuk merayu supaya markahnya dinaikkan. Ia juga adalah cara untuk meyakinkan majikan yang kita adalah calon terbaik untuk sesuatu kerja. Komunikasi juga adalah cara untuk memujuk majikan untuk menaikkan gaji.

    PROSES KOMUNIKASI

    Terdapat 6 unsur penting dalam satu proses komunikasi:

    1. Sumber mesej
    2. Enkoding (penafsiran mesej oleh pengirim)
    3. Pemindahan mesej
    4. Penerimaan mesej
    5. Dekoding (penafsiran mesej oleh penerima)
    6. Maklumbalas (dari penerima)

    PENYELEWENGAN DALAM RANGKAIAN MESEJ

    Jumlah perantara yang ramai dalam pengiriman sesuatu mesej akan menyebabkan berlakunya ketidaktepatan atau penyelewengan. Terdapat 3 bentuk ketidaktepatan iaitu:

    1. Ada mesej yang di tambah (addition)
    2. Ada mesej yang ditinggalkan (ommission)
    3. Ada mesej yang dipesongkan (distortion)

    Sebagai contoh, renungkanlah scenario berikut. Seorang kolonel di sebuah kem tentera ingin menghantar mesejnya kepada askar-askar biasa di bawah jagaannya. Lihat! Apa jadi pada mesej beliau?
     

  • Kolonel kepada Mejar:

  • "Pada pukul sembilan pagi esok akan berlaku gerhana matahari, suatu perkara yang tidak berlaku setiap hari. Perintahkan askar berbaris di jalanraya di luar berek ketika mereka berada dalam keadaan keletihan agar dapat melihat fenomena yang jarang berlaku ini, dan kemudiannya saya akan menerangkannya kepada mereka. Jika hujan turun, kita pasti tidak dapat melihat apa-apa, jadi bawa askar itu ke gimnasium."
     
  • Mejar kepada Kapten:

  • "Ätas perintah kolonel, esok pada pukul sembilan matahari akan gerhana. Jika hujan turun, anda tidak akan dapat melihatnya dari jalan raya di luar berek, dan dengan penuh kelethan, gerhana matahari akan berlaku dalam gimnasium, sesuatu perkara yang tidak berlaku setiap hari."
     
  • Kapten kepada leftenan:

  • "Atas perintah kolonel yang berada dalam keletihan esok pada pukul sembilan upacara gerhana matahari akan berlaku di gimnasium. Kolonel akan memberi perintah bahawa jika hujan turun, sesuatu yang tiada berlaku setiap hari."
     
  • Leftenan kepada sarjan:

  • "Pada pukul sembilan esok, kolonel yang berada dalam keletihan akan menggerhanakan matahari di gimnasium, sebagaimana ia berlaku setiap hari jika hari itu cuaca baik. Jika hujan turun, ini akan berlaku di jalan raya di luar berek."
     
  • Sarjan kepada koperal:

  • "Esok pada pukul sembilan gerhana matahari kolonel akan berada dalam keletihan akan berlaku disebabkan oleh matahari. Jika hujan turun di gimnasium, sesuatu yang tiada berlaku setiap hari, anda sekalian akan berbaris di jalanraya di luar berek."
     
  • Askar kepada askar yang lain:

  • "Esok, jika hujan turun, ada tanda-tanda matahari akan menggerhanakan kolonel di gimnasium. Adalah memalukan bahawa ini tiada berlaku setiap hari."

    MENTAFSIR MESEJ

    Adalah sukar bagi kita untuk menyelami perasaan orang lain kerana kita tidak dapat melihat dengan mata kasar kita apa-apa yang tersirat dalam hatinya. Apa yang kita boleh buat ialah membuat andaianatau tafsiran ke atas mesej yang didengar.

    Untuk menyampaikan mesej, pengirim mesti memilih kod yang bertepatan yang dapat menggambarkan perasaannya kepada penerima. Keberkesanan proses komunikasi hanya berlaku bila kesan penerima selari dengan apa-apa yang tersirat dalam pernyataan mesej pengirim.

    Malangnya, kefahaman begini sukar untuk dicapai kerana:

  • Manusia tidak merasa bebas untuk menzahirkan apa-apa yang mereka maksudkan tentang sesuatu.
  • Perasaan adalah sesuatu yang sukar untuk digambarkan dengan perkataan (sukar untuk menggambarkan kod yang sesuai).
  • Perkataan yang sama (kod) mempunyai makna yang berlainan untuk setiap individu.
  • Dalam banyak keadaan kita hanya mendengar apa yang mahu didengar berdasarkan minat, prioriti dan nilai-nilai yang dipegang (kita membuat dekoding secara selektif).
  • Penerima sering sibuk memikirkan bahan-bahan untuk mereka membalas kepada pengirim sehingga terlupa untuk memahami kesemua mesej pengirim.
  • Sukar untuk pengirim mengetahui dengan tepat samada pihak penerima mempastikan samada dia telah mentafsir mesej bertepatan dengan makna pengirim.