Make your own free website on Tripod.com
DOKUMENTASI ISO 9000

Keperluan ISO 9000 Mengenai Dokumentasi

ISO 9000 menetapkan supaya organisasi mendokumenkan sistem kualitinya yang terdiri daripada dasar dan objektif kualiti, proses, prosedur, tanggungjawab dan kuasa serLa struktur bagi menguruskan proses-proses berkenaan.

Clause 4.2.1 dalam ISO 9001 menyatakan bahawa:

Pembekal hendaklah mewujud, mendokumen dan menyenggara sistem kualiti bagi memastikan produk yang dikeluarkan mematuhi spesifikasi-spesifikasi yang ditetapkan. Pembekal juga hendaklah menyediakan Manual Kualiti.

Siri standard ISO 9000 juga menetapkan supaya organisasi menyimpan dan menyenggara rekod-rekod kualiti di mana rekodrekod tersebut diperlukan.

Perbezaan Di antara Dokumen Dan Rekod

Dokumen adalah terdiri daripada prosedur, dasar atau arahan bertulis yang dikeluarkan oleh organisasi. Ia menyediakan panduan, penerangan dan arahan tentang bagaimana hendak melaksanakan tugas dalam organisasi. Rekod ialah maklumat yang dapat membuktikan bahawa sesuatu aktiviti bagi mencapai objektif kualiti organisasi telah dijalankan. Rekod hanya wujud selepas sesuati aktiviti atau tugas dilaksanakan.

Faedah Dokumentasi

Keperluan mendokumenkan sistem kualiti mempunyai faedah faedah kepada organisasi seperti berkut:

  • menyebarkan makiumat mengenai komitmen pengurusan terhadap kualiti ke seluruh organisasi;
  • struktur organisasi dan tanggungjawab kakitangan dinyata dan dijelaskan;
  • memberi penerangan yang jelas mengenai sistem pengurusan kualiti kepada semua anggota organisasi;
  • menyebarkan arahan dan penerangan mengenai tugas;
  • kaedah kerja dapat diseragamkan bagi menjamin produk dan perkhidmatan mencapai kualiti yang konsisten;
  • memudahkan standard-standard dipatuhi;
  • memberi peluang secara rnaksima untuk menjalankan usaha penambahbaikan sistem kualiti;
  • mewujudkan sistem kualiti; dan
  • mendapat pengiktirafan ke atas sistem kualiti.
  •  
    Hirarki Dokumentasi

    Standard ISO 9000 menetapkan supaya organisasi mewujudkan dokumen mengikut empat peringkat seperti berikut:

    Peringkat ini bertujuan untuk rnemudahkan pengenalpastian semua dokumen utama dalam sistem kualiti. Di samping itu, ianya juga memudahkan dokumen dikaitkan di antara satu sama lain. Walau bagaimanapun, ISO 9000 tidak menetapkan cara bagaimana dokumen-dokumen ini disediakan.

    Sistem dokumentasi ISO 9000 juga merangkumi rekod-rekod kualiti. Rekod kualiti wujud di semua peringkat dokumentasi. Contoh rekod kualiti ialah seperti minit mesyuarat semakan pengurusan, minit me~yuarat semakan kontrak, poster dasar kualiti, ~urat perlantikan untuk wakil pengurusan dalam sistem kualiti, laporan audit, laporan pemeriksaan, rekod latihan, invois, baucer, pesanan pembelian. nota penghantaran (delivery order), buku daftar dokumentasi dan sebagainya.

    MANUAL KUALITI

    Penerangan

    Manual kua]iti merupakan dokumen yang wajib disediakan oleh organisasi. Dokumen mi mengandungi dasar dan objektif kualiti, penerangan ringkas mengenai aktiviti pengurusan kualiti organisasi termasuk bagaimana elemen dalam 150 9001 atau ISO 9002 dipatuhi. Ia hendaklah ringkas, tepat dan jel as. Dalam kebanyakan kes ia tidak melebihi 40 muka surat. Dokumen mi boleh dianggap sebagai dokumen sign post atau roadniup bagi sisteni kualiti.

    Objektif Manual Kualiti

    Dokumen ini bertujuan untuk:

  • menjelaskan komitmen pihak pengurusan terhadap kuajiti; memberi gambaran menyeluruh mengenal sistem kualiti:
  • dijadikan sebagai alat untuk melatih pekerja baru;
  • menyebarkan makiumat mengenai program kualiti organisasi kepada pelanggan;
  • dijadikan rujukan asas semasa semakan pengurusan dijalankan;
  • menyediakan asas bagi mengaudit sistem kualiti; dan
  • dijadikan sebagai dokumen penting bagi mendapat pengiktirafan ISO 9000.
  • Manual kualiti boJeh diwujudkan dalam berbagai cara bergantung kepada saiz organisasi, jenis aktiviti yang dijalankan dan skop operasi organisasi. Bagi organisasi yang besar dan mengandungi banyak bahagian di bawahnya, satu manual kualiti korporat boleh diwujudkan. Di samping itu, manual kualiti bagi bahagian-bahagian da]am organisassi mi boleh juga disediakan.

    Struktur Manual Kualiti

    Manual kualiti terdiri dan lima bahagian seperti berikut:

    Format Manual Kualiti

    Format Manual Kualiti mengandungi tiga bahagian iaitu:

    · Bahagian A

    Bahagian ini mengandungi:

    · Bahagian B

    Bahagian ini digunakan untuk mengisi perkara-perkara berikut:

    · Bahagian C

    Maklumat di Bahagian C adalah bagi memastikan kesahihan dokumen yang disediakan. Nama. jawatan dan tandatangan pegawai yang menyedia, melulus dan menyemak Manual Kualiti perlu dusi dalam bahagian ini.

    Bahagian A dan Bahagian C adalah sama bagi setiap muka surat dalam Manual Kualiti. Bahagian B berbeza mengikut perkara yang hendak dinyatakan dalam muka surat berkenaan. Misalnya, tajuk dan clause elemen hanya perlu dusi jika muka surat tersebut menerangkan mengenai system outline. Bagi perkara-perkara lain seperti senarai kandungan Manual Kualiti dan dasar kualiti Tajuk dan Clause ISO 9001 tidak diperlukan.

    Garis Panduan Bagi Manual Kualiti

    MS ISO 10013 "Guidelines For Developing Quality Manual" adalab sumber rujukan bagi penyediaan Manual Kualiti.

    Nota: Siri MS ISO 10013 boleh diperolehi daripada SIRIM.
     
     
    PROSEDUR
    Penerangan

    Prosedur menggariskan tujuan dan turutan langkah-langkah (proses kerja) bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Prosedur juga menerangkan mengenai aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan dengan lebih terperinci dari aspek-aspek berikut:

    · bagaimana ia dilaksanakan; bila perlu dilaksanakan; di mana ia dilaksanakan;

    · mengapa tindakan perlu dibuat; dan

    · siapa yang melaksanakannya.

    Prosedur boleh juga didokumenkan dalam bentuk penerangan carla aliran kerja. prosedur-prosedur yang didokumenkan hendaklah mematuhi keperluan-keperluan elemen yang berkaitan dalam sistem ~ualtiti ISO 9000 dan proses-proses utama dalam organisasi.

    Objektif Prosedur

    Prosedur bertujuan untuk:

     
    Format Prosedur

    Perkara-perkara yang perlu dikandungkan di dalam Prosedur adalali seperti berikut:

    · Pengenalan;

    · Prosedur; dan

    · Kawalan Dokumen.
     

    Cara Menyediakan Prosedur

    Sebahagian besar daripada agensi Kerajaan telah mendokumenkan prosedur kerja di dalam Manual Prosedur Kerja. Prosedur-prosedur mi boleh digunakan sebagai asas dalam menyediakan Prosedur yang bersesuaian dengan keperluan ISO 9000. Prosedur-prosedur mi hendaklah diubahsuai, di mana perlu supaya keperluan ISO 9000 diambilkira. Sebagai contoh, kebanyakan Prosedur-prosedur yang telah disediakan oleh agensi Kerajaan tidak inemasukkan Elemen 4.3 iaitu Semakan Kontrak. Untuk memenuhi keperluan ISO 9000, Prosedur mengenai Semakan Kontrak hendaklah disediakan sama ada dengan menggabungkan Prosedur mi di peringka awal Prosedur yang sedia ada atau menyediakan satu Prosedur yang berasingan bagi Semakan Kontrak.

    Satu lagi contoh ialah Elemen 4.10 iaitu Pemeriksaan dan Pengujian yang telah dimasukkan dalam Prosedur-prosedur yang disediakan oleh agensi Kerajaan. Walau bagaimanapun, perincian bagi menjalankan pemeriksaan dan pengujian mengikut keperluan ISO 9000 tidak didokumenkan, sungguhpun pada amalannya aktiviti mi dilaksanakan oleh agensi-agensi tersebut.

     
     ARAHAN KERJA

    Penerangan

    Arahan Kerja menerangkan bagaimana melaksanakan sesuatu tugas langkah demi langkah mengikut turutan secara terperinci.

    Keperluan Arahan Kerja

    Arahan-arahan Kerja yang diperlukan hendaklah dikenalpasti dan didokumenkan. Keperluan bagi menyediakan Arahan Kerja adalah bergantung kepada faktor-faktor berikut:

    · pengalaman dan pengetahuan inidividu yang menjalankan tugas contohnya, pekerja baru dan kurang berpengalaman memerlukan Arahan Kerja:

    · kelayakan yang diperlukan contohnya, doktor bedah tidak memerlukan Arahan Kerja untuk membedah pesakit; dan

    · tahap kerumitan (complexity) sesuatu tugas.

     
    DOKUMEN SOKONGAN

    Bentuk Dokumen Sokongan

    Dokumen sokongan adalah terdiri daripada

    · Borang;
    · Lakaran;
    · Buku;
    · Kaedab Pengujian;
    · Rekod;
    · Rujukan Standard; dan
    · Manual Penyenggaraan.

     

    KAWALAN KE ATAS DOKUMEN

    Tujuan Kawalan Dokumen

     Standard ISO 9000 memerlukan organisasi mengawal semua dokumen yang diwujudkan dalam sistem kualiti. Dokumen-dokumen mi perlu dikawal bagi memastikan ianya:

    Bidang Kawalan Dokumen

    Kawalan dokumen perlu meliputi bidang berikut:

  • Penyediaan dan kuasa meluluskan dokumen;
  • Pengedaran dan kawalan dokumen;
  • Memberi nombor pengenalan dokumen; dan
  • Penyenggaraan senarai induk.

  •  
    Penyediaan Dan Kuasa Meluluskan Dokumen

    Dalam menyediakan dokumen bagi Prosedur-prosedur baru atau membuat pindaan ke atas Prosedur-prosedur yang sedia ada, organisasi perlu menentukan pihak-pihak yang bertanggungjawab untuk:

    · menyedia;

    · menyemak; dan

    · meluluskan dokumen.

    Sebarang pindaan yang dibuat selepas itu hendaklah dirujuk kepada pihak yang bertanggungjawab meluluskan dokumen asal. Organisasi boleh menentukan pihak-pihak yang bertanggungjawab bagi meluluskan dokumen mengikut peringkat dalam organisasi seperti contoh di bawah:

    Pengedaran Dan Kawalan Dokumen

    Organisasi hendaklah memastikan dokumen-dokumen yang terkini diedarkan kepada pihak-pihak yang memerlukannya. Untuk itu organisasi periu: